Les gestionnaires trouvent que donner du feedback à leurs employés est l'une des parties de leur travail à laquelle ils se sentent le moins préparés à bien exécuter. Avouons-le, donner du feedback peut être incroyablement difficile. Les employés disent qu'ils veulent des commentaires et en demandent régulièrement. Cependant, ils peuvent être résistants s’ils ne sont pas livré avec tact.
Il existe un dilemme de feedback faisant en sorte que les gestionnaires hésitent à partager les critiques susceptibles de nuire aux employés, même si elles sont constructives. Bien qu'il n'y ait pas de panacée au dilemme, les recherches en sciences organisationnelles ont identifié plusieurs mesures que les gestionnaires peuvent prendre pour augmenter la probabilité que leurs commentaires soient acceptés et conduisent à une amélioration de performance.
1. Soyez honnête. La règle cardinale d'un feedback efficace est qu'il doit être précis. Donner des directions incorrectes peut être plus confortable pour vous et votre employé à ce moment-là. Cependant, cela mène généralement à de futures évaluations de rendement qui seront encore plus difficiles. Donner du feedback erroné empêche également l'opportunité d'améliorer les performances de vos employés. La seule façon d'améliorer la performances est de faire savoir aux employés comment les choses se passent réellement.
2. Soyez équilibré. Donner du bon feedback consiste à informer les employés lorsque les performances sont bonnes et lorsqu'elles ne le sont pas. Nous voulons encourager le maintien des « bons » comportements et résultats autant que promouvoir un changement dans les « mauvais » comportements et résultats. Recevoir des commentaires positifs de leur responsable peut rendre les employés plus réceptifs aux commentaires négatifs. De nombreux gestionnaires connaissent cette recommendation, cependant, ils la mettent en œuvre en intégrant leurs commentaire négatif entre entre des commentaires positifs. Ce sandwich de commentaires positifs et négatifs diminue leur valeur respective. Un feedback efficace est ciblée et implique différents moments au cours desquelles des informations de performance positives et négatives sont fournies.
3. Soyez utile. L'objectif du feedback est d'améliorer les performances. Les commentaires ne doivent pas être punitifs. Pour être utiles, les gestionnaires doivent expliquer « pourquoi » certains comportements ou résultats sont considérés comme bons ou mauvais. Si les commentaires se concentre sur un problème, il doit inclure des suggestions spécifiques sur ce qui peut être fait pour l'améliorer. Il ne suffit pas de dire que les choses vont bien ou mal. Le feedback efficace aide les employés à comprendre pourquoi les choses fonctionnent ou ne fonctionne pas et leur fournit une feuille de route pour apporter les changements nécessaires pour améliorer leur performance.
4. Soyez constructif. Recevoir des commentaires peut être effrayant et menaçant pour le destinataire. Les gestionnaires doivent reconnaître que la façon dont le feedback est donné a un impact sur comment ils sera reçu. En effet, les commentaires pourraient être acceptés ou rejetés par l’employé. Le choix des mots et le ton jouent un rôle à cet égard, mais une rétroaction efficace sépare la personne du problème. Le feedback doit communiquer qu'il y a des comportements qui doivent changer parce qu'ils sont inefficaces, pas simplement que l'employé est inefficace. Reconnaître et identifier les sentiments de vos employés lorsque vous fournissez des commentaires contribuera grandement à les encourager à utiliser le feedback que vous fournissez pour améliorer leurs performances.
5. Soyez précis. Le feedback est plus efficace lorsqu'il est détaillée. La crédibilité du feedback est grandement diminué lorsqu'il est étayée par des généralités et manque de détails. Fournir des informations spécifiques sur la performance aide à établir un ensemble de faits partagés et aide à identifier ce qui doit être fait différemment à l'avenir. Il est difficile de savoir quoi faire avec des commentaires tels que « la présentation est nulle ». Il est beaucoup plus facile de savoir quoi faire des retours, comme « la présentation contenait des erreurs factuelles qui ont miné la crédibilité du travail de l'équipe ».
6. Soyez opportun. Afin d’avoir de meilleurs résultats, favorisez de donner vos commentaires au plus tôt que possible. Cela ne signifie pas que le feedback doit être donné sur-le-champ (souvent, ce n'est pas utile ou approprié). Cependant, l'événement provoquant le besoin de feedback et la livraison du feedback ne devraient pas être séparés de plusieurs mois. Il est beaucoup plus facile de traiter les événements et les comportements lorsqu'ils sont frais dans l'esprit d'un employé. De plus, une rétroaction tardive peut amener les employés à croire à tort que leur performance dans une situation donnée était acceptable. Si ce n'était pas le cas, il est préférable de corriger la performance le plus tôt possible, afin qu'elle ne se répète pas. Selon Quantum Workplace, 71% des employés préfèrent un feedback immédiat, même s'il est négatif.
7. Soyez régulier. Le feedback ne doit pas être un rituel annuel. Les commentaires constructifs devraient faire partis des rythmes quotidiens de la vie organisationnelle. En fait, de nombreuses organisations abandonnent leurs processus de gestion des performances annuelle et se concentrent sur des commentaires informels réguliers. Il n'est pas nécessaire de fournir des commentaires tous les jours. Cependant, si des semaines se sont écoulées et que vous n'avez fourni aucun commentaire positif ou négatif à vos employés, vous devez reconsidérer la façon dont vous utilisez les commentaires pour améliorer la performance de votre équipe. Prenez l'habitude de donner à chacun de vos employés des commentaires au moins une fois par semaine.
Suivre ces sept recommandations ne garantira pas l'efficacité de votre feedback, mais cela vous permettra d'avoir des conversations plus productives avec vos employés sur la maximisation de leurs performances. N'oubliez pas que les employés veulent des commentaires. Ils veulent une observation honnête de leur performance, indépendamment du fait que vous souhaitiez qu'ils changent quelque chose ou renforcent une attitude positif. Vous constaterez que c'est un moyen beaucoup plus efficace d'aider les employés à améliorer et à continuer ce qu'ils font bien.